Как IT меняют управления бизнесом

Ядром современного предприятия должна стать ИТ-система, которая интегрирует все бизнес-процессы и оперативно показывает руководителю реальный результат.

Датчики, дроны, анализаторы, GPS-навигация, спутниковая мониторинг - все это стало реальностью украинской агросектора. И если еще несколько лет назад украинские агрокомпании внедряли IT-технологии, чтобы визуализировать место пребывания техники, то сейчас все больше владельцев хотят иметь целостную систему управления агропредприятием.

Весной этого года я принял участие в образовательной поездке в Кремниевую долину. Находясь там, общаясь с инвесторами и представителями технологических компаний, совершенно четко увидел, что IT-культура компании (даже если она продает кроссовки) - это теперь одна из главных конкурентных преимуществ в любом секторе. И это чувствуется не только в технологических странах с высоким уровнем благосостояния. Недели две назад я попал в компанию украинских аграриев и был приятно удивлен: они увлеченно разговаривали не об количество купленной техники или арендованных гектаров земли, а о том, какие IT-решения они внедрили за последний год.

Каждый пытался решить свою проблему, внедряя ту или иную технологию. Так, один из них установил GPS-трекеры на всю технику и мобильное приложение, которое предоставляет работнику возможность отчитываться в режиме реального времени, а владельцу - анализировать эффективность техники на разных маршрутах. Это позволило в течение полугода сократить количество тракторов, ввести систему контроля за расходом топлива и в итоге - уменьшить этот показатель на 20%. Второй - загорелся идеей электронной картографии. Анализ спутниковых снимков помог создать карту урожайности культур, выявить самые участки, отслеживать динамику развития посевов, контролировать состояние полей и урожайность.

Однако они понимают, что им уже нужны не просто данные и отчеты, они хотят иметь инструменты для повышения качества своих управленческих решений точно прогнозировать показатели, эффективно управлять людьми и ресурсами. «Оптимизация» и «эффективность» - эти два слова уверенно вошли в лексикон прогрессивного фермера. Однако от желания иметь «многофункциональный пульт управления» к реализации этой идеи и владелец, и компания должны пройти определенную трансформацию.

Внедрение IT - это тест бизнес-модели компании. И иногда этот тест ставит неприятный диагноз имеющейся бизнес-культуре. IT-система дает представление о том, о чем вы раньше догадывались, но не имели подтверждений. «Когда я внедрил систему управления, которая фиксирует затраты ресурсов и показывает отчетность в ежедневном режиме, то за сезон только на топливе сэкономил 300 000 гривен, но пришлось освободить трактористов, которые воровали. А это почти половина состава. Далее вопросы стали появляться в агронома - с расходом удобрений ситуация оказалась не лучше », - поделился со мной один полтавский фермер.

Внедрение IT - это глубокая реформа в компании. Коллектив будет сопротивляться и убеждать вас: «Нам это не нужно, мы и без этого эффективные». И в какой-то момент владелец может усомниться. Потому что окажется, что учиться придется прежде всего ему самому. Применение комплексной IT-системы, решает не одну задачу, а становится ядром компании, через которое проходят все процессы, начинается с аудита технико-экономических параметров. И вот здесь открывается много интересного. Как на малых, так и на крупных агропредприятий чаще всего в различных отделах пользуются различными программами учета. И эти программы иногда не синхронизированы с бизнес-процессами, иногда оперируют данными «на глаз».

IT же требует четкости. Прежде чем ввести решения, аналитик моделирует все бизнес-процессы компании такими, какими они должны быть. Программируя результат, он минимизирует влияние «человеческого фактора». Таким образом создается фактически новая модель поведения для всех сотрудников - от тракториста до генерального директора. «Перед тем как ввести программу команда IT-специалистов провела полноценный аудит предприятия, даже аудит техники, выяснив, где нужно заварить бак, где почистить, чтобы датчики показывали правильные расхода топлива. В ходе аудита и первых недель работы системы стало понятно, что техники у нас много, и пользуемся ею неэффективно. Пришлось перестраивать систему логистики и обучать диспетчеров думать по-другому », - рассказывает все тот же полтавский аграрий.

Данные, обрабатываемые в системе, чаще всего показывают «слепые зоны» - те слабые места в бизнес-процессах, которые не видит ни владелец, ни главный агроном, ни полевой инженер. Им кажется, что у них не хватает техники для обработки полей в сезон, но, построив правильную логистику, оказывается, что треть тракторов стоит продать, а трактористам - создать дополнительную мотивацию и поощрять за то, что они берегут технику и не выводят из строя датчики.

IT приучает ценить точные данные. Вот, казалось бы, два одинаковых поля, на которые раньше списывали одинаковое количество ресурсов: удобрений, гербицидов, топлива. Однако с внедрением IT-технологии оказалось, что поля несколько разные и по площади, и по урожайности, и по затратам. Когда внедряют точный и оперативный учет, возникает четкое понимание, сколько и чего надо использовать для конкретной культуры, что растет на конкретном поле. Все оперативные данные собираются в одной учетной системе, где содержится вся информация: использована техника, количество израсходованного топлива, время работы, обработанная площадь, показатели анализов почвы. Когда есть мощное IT-ядро системы, на него можно «посадить» любое дополнительное оборудование, необходимое для того или иного задания.

Каждая компания устанавливает свои задачи, поскольку у каждой свои бизнес-процессы. Например, один из клиентов попросил установить контроль за скоростным режимом легковых автомобилей автопарка. Когда кто-то из водителей превышает скорость, главному инженеру приходит на мобильный телефон sms с номером машины. Таким образом компания снижает риски ДТП и аварий на сельских дорогах и заботится о безопасности своих сотрудников.

В других компаниях устанавливают допустимые значения тех или иных показателей. И когда случается выход за пределы, например, превышение скорости во время сева или остановка автомобиля по дороге от комбайна до элеватора, такая информация сразу отправляется руководителю. IT автоматизирует систему управления. В каждой звенья - от инженера до финансового директора - свой доступ к информации. И если финансист получает практически сформированы цифры по работе своего предприятия, главный инженер - информацию об эффективности техники, о времени ее работы, о скорости замены запчастей, главный агроном - какие поля и чем обработанные, то владелец получает объективную картину происходящего у него на предприятии. Он видит в электронном режиме, что у него было сделано каждый день, что запланировано, сколько ресурсов потрачено. И если были какие-то отклонения от привычных показателей, то можно сразу увидеть комментарии главных своих специалистов.

Однако к такому результату приходят не все, начинают внедрять системы управления и учета. На середине этого пути обычно «утопает» треть владельцев-аграриев. Это как включить свет в подвале и увидеть массу тараканов. Кому-то оказывается проще вернуться в темноту.

Один наш клиент сравнил внедрение компьютерной управленческой системы с получением степени MBA. Ему пришлось «перезапустить» свою компанию снова, ведь IT хорошо работает там, где уже четко построены бизнес-процессы. Внедряя IT-системы учета, владелец решает задачи повышения эффективности комплексно. Внедрение такого уровня систем происходит в течение года. Программистам нужно собрать практически все данные о том, что происходит на предприятии: от посева, обработки средствами защиты, к уборке урожая, то есть прожить с предприятием летний цикл. Собрав эту информацию и построив электронную систему учета, менеджмент получает возможность производить точную технико-экономическое планирование, основываясь на фактических данных; понимает, как эффективно оперировать ресурсами, как выгодно построить логистику, а кого следует освободить или нанять.

Успех внедрения IT-системы даже на небольшом фермерском хозяйстве позволяет увеличить доходность с одного гектара на 20%. И это мне кажется весомым аргументом, чтобы учиться современных управленческих подходов.

Источник: Журнал The Ukrainian Farmer